fbpx

Bí mật “ma trận quản lý thời gian”: Càng tối ưu, càng thành công sớm hơn

Có hai người đàn ông, được đưa một tờ 100 đô la, một chiếc điện thoại với danh bạ trống rỗng và một chiếc xe bán tải cũ, nhưng bị yêu cầu sẽ sống ở một thành phố hoàn toàn xa lạ trong vòng 90 ngày.

Ngay khi vừa nhận được tiền, một người lập tức lái xe bán tải đi đổ xăng, tới siêu thị mua sắm thực phẩm cần thiết cho cuộc sống sinh hoạt. Sau đó, anh ta về nhà chuẩn bị hồ sơ xin việc, gửi đến rất nhiều công ty đang tuyển dụng và chờ đợi cơ hội phỏng vấn. Có thể thấy rằng, anh ta lựa chọn giải quyết sinh kế hiện tại trước khi tính toán chuyện tương lai.

Một người đàn ông khác lại sử dụng di động để tra cứu về năng lực tiêu thụ của thành phố xa lạ này, sau đó tính toán phí dụng cần thiết để duy trì sinh hoạt tối thiểu mỗi tuần. Sau đó, anh ta lập kế hoạch ngắn hạn để đạt mục tiêu kiếm được chi phí sinh hoạt đủ cho 90 ngày tại đây.

Thông qua tìm hiểu, anh ta phát hiện có rất nhiều nhà xưởng bỏ hoang và nhiều đồ phế thải không được xử lý đàng hoàng. Người đàn ông quyết định tận dụng điều đó bằng cách tự mình lái xe đến các nhà xưởng đi thu nhặt các loại lốp xe, phụ kiện… Cho dù đem số vật dụng này đi bán ve chai hay bán lại cho các đơn vị tái chế, anh ta cũng có một nguồn thu nhập nhất định.

Với người đàn ông thứ hai, anh ta quyết định quy hoạch cuộc sống tương lai trước khi hành động. Mục tiêu của anh rõ ràng là dùng thời gian ít nhất để ổn định sinh kế lâu dài, dùng thời gian nhiều nhất để bắt đầu làm giàu.

Đây chính là sự khác biệt cơ bản giữa người sống có và không có kế hoạch hay định hướng cụ thể.

Kiểm soát cuộc sống của chính mình là một bước tiến lớn. Bạn có thể quyết định điều bạn muốn, tìm ra điều gì là quan trọng đối với bạn và lên kế hoạch làm theo để bạn có thể tận dụng tối đa cuộc sống của mình. Học cách lên kế hoạch cuộc sống sẽ giúp bạn có thể hoàn thành được mục tiêu cũng như nhu cầu của bản thân dễ dàng hơn.

Có kế hoạch cuộc sống không đồng nghĩa với việc bạn sẽ thay đổi tất cả các lĩnh vực của cuộc sống ngay lập tức, nhưng nó là điểm xuất phát để bắt đầu quá trình. Có thể có một vài lĩnh vực mà bạn đã cảm thấy hài lòng, như nơi ở, nhưng những lĩnh vực khác bạn lại muốn phát triển, như tìm một công việc mà bạn vừa lòng hơn. Có thể sẽ có nhiều lĩnh vực mà bạn muốn lên kế hoạch, nhưng để bắt đầu, hãy chọn ra một phần quan trọng nhất đối với bạn.

Đọc thêm:  Bí quyết lập kế hoạch: 5 bước chuẩn xác tránh phải đi đường vòng, vừa tốn công, vừa mất thời gian

Rất nhiều người không ngừng làm việc chăm chỉ, nỗ lực hết ngày này qua ngày khác, nhưng thành tựu đạt được lại chẳng được bao nhiêu. Sự bận rộn của họ chỉ được đánh giá là “kém hiệu quả”. Đại đa số những người này dành hết thời gian và sức lực để giải quyết vấn đề sinh kế trước mắt, cho nên, họ không có đủ không gian để quan tâm tới những lợi ích lâu dài vô cùng quan trọng ở tương lai.

Cho nên, khi một người muốn thay đổi, thoát khỏi sự tầm thường, họ phải học cách quy hoạch và tối ưu chính cuộc sống của mình trước tiên.

Một sơ đồ quản lý được đưa ra với tên gọi “Ma trận Eisenhower”.

Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông tại vị trong hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.

Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng 5 sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp, và Đức.

Ngoài ra, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO, và bằng cách nào đó ông vẫn sắp xếp được thời gian để theo đuổi sở thích chơi golf và vẽ tranh sơn dầu của mình.

Eisenhower có một khả năng phi thường trong việc duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ. Vì lý do đó, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông đã được nhiều người bỏ công để nghiên cứu.

Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông đã được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower) và đó là một công cụ ra quyết định đơn giản mà bạn có thể áp dụng ngay từ bây giờ.

Theo cách sắp xếp của Ma trận này, người ta nên phân loại mọi hoạt động, sự kiện phát sinh vào 4 cấp độ khác nhau như sau:

Cấp độ P1: Những việc quan trọng và khẩn cấp (Chẳng hạn như việc ôn tập cho kỳ thi cuối kỳ vào đầu tuần sau, hoặc giao báo cáo tổng kết công việc vào ngày mai…)

Cấp độ P2: Những việc quan trọng nhưng không quá khẩn cấp (Chẳng hạn như việc học tập một ngoại ngữ, kết giao thêm một vài mối quan hệ cần thiết, rèn luyện sức khỏe…)

Đọc thêm:  Lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả hơn với công thức 6-2-5

Cấp độ P3: Những việc không quan trọng nhưng khẩn cấp (Ý chỉ một số việc phát sinh bất ngờ, đột nhiên xảy ra mà không lường trước được)

Cấp độ P4: Những việc không quan trọng và không khẩn cấp (Chẳng hạn như lướt mạng, chơi game, xem tivi…)

Sau khi phân loại các hành động, sự kiện trong cuộc sống, chúng ta bắt buộc phải thực hiện được 2 yêu cầu để tối ưu:

Thứ nhất là: Chuẩn bị đủ thời gian để thực hiện những việc P2

Đại đa số những người không thoát khỏi cảnh tầm thường là do bỏ quên những việc quan trọng nhưng không cấp bách như thế này.

Những người nghèo dễ bị bỏ qua nhất là những sự kiện quan trọng nhưng không cấp bách. Chẳng hạn như việc chú ý đến các dấu hiệu sức khỏe hiện tại, chú trọng quá trình rèn luyện, tích lũy hay học tập… Khi đối mặt với những sự kiện này, người ta rất dễ xuất hiện tâm lý “Để mai tính”, “Lần sau làm cũng được, đằng nào cũng không vội”…

Do đó, họ lúc nào cũng bận rộn nhưng không thể cải thiện năng suất thực tế.

Thứ hai là: Nỗ lực giảm thiểu tối đa các việc loại P3 và P4

Khi đưa ra câu hỏi: “Tại sao cuộc sống của chúng ta dễ dàng trở nên tầm thường đến thế?”

Câu trả lời được tán thành nhiều nhất chính là, chúng ta tốn quá nhiều thời gian cho ba bữa một ngày, trả tiền điện nước, tiền thuê nhà, đi siêu thị mua sắm… Chớp mắt một cái đã hết thời gian rảnh, hết luôn cả ngày cuối tuần, hết cả kỳ nghỉ lễ, và một tháng, rồi một năm nữa trôi qua mà chẳng để lại giá trị gì cả.

Trên thực tế, rất nhiều chuyện vụn vặn, tầm thường trong cuộc sống đều có thể phân chia thành việc loại P3 và P4. Nếu cả ngày của bạn chỉ toàn những hoạt động như vậy chứng tỏ kế hoạch cuộc đời của bạn không được tối ưu.

Quá tập trung giải quyết việc loại P3 và P4, người ta sẽ không còn đủ không gian và thời gian để quan tâm tới loại B nữa. Mà về cơ bản, những việc loại P2 dù không khẩn cấp nhưng lại đóng vai trò cực kỳ quan trọng cho sự phát triển sự nghiệp và chất lượng cuộc sống lâu dài của bạn.

Bạn có muốn tối ưu giá trị của 24h (8.400 giây) mỗi ngày để công việc thành công hơn, cuộc sống hạnh phúc hơn? Hãy đăng ký nhận 1 cuốn Sổ tay Rèn luyện bản thân và tham gia thử thách 66+ NGÀY TÔI ĐỔI MỚI tại đây: https://vinskills.edu.vn/x10

Phần quan trọng của cuốn sổ tay của người thành công để duy trì nhiệt huyết và kỷ luật bằng việc lập kế hoạch và cam kết tối ưu hoạt động mỗi ngày để nâng cao chất lượng cuộc sống.

(Tổng hợp)

Bình luận
37Shares